Sähköinen taloushallinto käytännössä – mitä hyötyä siitä on yrittäjälle?

Kuittien etsimistä, laskujen lähettelyä, paperien kokoamista ja puuttuvien tositteiden selvittelyä. Kuulostaako tutulta?

Monen yrittäjän arjessa taloushallinto vie edelleen yllättävän paljon aikaa. Usein kyse ei ole vaikeista tehtävistä, vaan pienistä rutiineista, jotka toistuvat kuukaudesta toiseen.

Sähköinen taloushallinto helpottaa arkea, kun laskut, kuitit ja taloustiedot löytyvät samasta järjestelmästä. Turhat työvaiheet vähenevät, tieto kulkee sujuvammin ja yrittäjälle jää enemmän aikaa oman liiketoimintansa pyörittämiseen.

Mutta mitä sähköinen taloushallinto oikeastaan tarkoittaa käytännössä? Ja tarkoittaako digitaalinen tilitoimisto sitä, että yrittäjän pitää tehdä entistä enemmän itse?

Mitä sähköinen taloushallinto tarkoittaa käytännössä?

Sähköisessä taloushallinnossa yrityksen laskut, kuitit, maksut ja kirjanpidon raportit käsitellään digitaalisesti. Tietoja ei tarvitse siirrellä paperilla tai sähköpostin liitteinä, vaan yrittäjä ja kirjanpitäjä voivat työskennellä samassa järjestelmässä.

Käytännössä tämä tarkoittaa esimerkiksi seuraavaa:

• Ostolaskut saapuvat suoraan järjestelmään. Voit tarkistaa ja hyväksyä laskut silloin, kun sinulle sopii.
• Kuitit tallennetaan puhelimella. Kuvaat kuitin heti oston yhteydessä, eikä sitä tarvitse enää etsiä myöhemmin.
• Pankkiyhteydet helpottavat maksuliikennettä. Tiliotteet ja maksutiedot siirtyvät sähköisesti.
• Myyntilaskutus hoituu samassa järjestelmässä. Voit laatia ja lähettää laskuja sekä seurata niiden maksutilannetta.
• Talouden raportit ovat helposti saatavilla. Näet yrityksesi taloustietoja ilman erillistä raporttipyyntöä.

Sähköisen taloushallinnon tarkoitus ei ole tehdä asioista monimutkaisempia, vaan päinvastoin vähentää turhaa työtä.

Kuinka paljon aikaa sähköinen taloushallinto säästää?

Ajatellaan yrittäjää, jolla on kuukausittain muutamia kymmeniä osto- ja myyntilaskuja sekä joukko kuitteja.

Perinteisessä toimintatavassa laskuja saattaa tulla sähköpostiin, kuitteja kertyy autoon ja työpöydälle, ja kuukauden lopussa kaikki pitäisi saada toimitettua kirjanpitäjälle.

Jos jotakin puuttuu, asiaa selvitetään jälkikäteen.

Sähköisessä taloushallinnossa ostolaskut tulevat suoraan järjestelmään, kuitit kuvataan puhelimella ja pankkitapahtumat siirtyvät automaattisesti. Kirjanpitäjällä on käytettävissään tarvittavat tiedot ilman jatkuvaa aineiston lähettelyä.

Yksittäinen säästetty minuutti ei ehkä tunnu merkittävältä, mutta kun samat tehtävät toistuvat viikosta ja kuukaudesta toiseen, ajansäästöä kertyy.

Suurin hyöty ei ole siinä, että vanhat tehtävät tehdään nopeammin. Se on siinä, ettei kaikkia vanhoja työvaiheita tarvitse tehdä enää lainkaan.

Ja mikä parasta, kuukauden lopussa ei tarvitse aloittaa kuittien metsästystä.

Ajantasainen taloustieto on yrittäjälle arvokasta

Sähköisen taloushallinnon hyödyt eivät rajoitu ajansäästöön.

Kun yrityksen taloustiedot ovat samassa järjestelmässä ja kirjanpito pidetään ajan tasalla, yrittäjän on helpompi seurata yrityksensä taloudellista tilannetta.

Miten myynti on kehittynyt? Paljonko yrityksellä on avoimia myyntisaamisia? Mihin rahaa kuluu? Miltä tulos näyttää?

Näihin kysymyksiin on helpompi löytää vastauksia, kun tietoja ei tarvitse kerätä useasta eri paikasta.

Pelkkä sähköinen järjestelmä ei kuitenkaan vielä takaa ajantasaista kirjanpitoa. Myös aineiston käsittelyn ja yhteisten toimintatapojen pitää toimia.

Ja vaikka luvut olisivat helposti saatavilla, niiden tulkitseminen voi herättää kysymyksiä.

Silloin on tärkeää, että yrittäjällä on joku, jonka kanssa niistä voi keskustella.

Me ProfiMentorilla haluamme, että yrittäjä ei ainoastaan saa raportteja, vaan myös ymmärtää, mitä luvut kertovat hänen yrityksestään.

Sähköinen tilitoimisto ei tarkoita itsepalvelua

Yksi sähköiseen taloushallintoon liittyvä väärinkäsitys on, että yrittäjä joutuu tekemään entistä enemmän itse.

Uusi ohjelmisto, uusia tehtäviä ja lisää opeteltavaa – eihän sen näin pitäisi mennä?

Meidän mielestämme ei.

Hyvä sähköinen tilitoimisto hyödyntää teknologiaa niin, että yrittäjän arki helpottuu.

ProfiMentorilla käytämme sähköiseen taloushallintoon Fennoa-ohjelmistoa. Sen avulla yrittäjä ja kirjanpitäjä voivat hoitaa taloushallintoa sujuvasti samassa järjestelmässä.

Yrittäjä hoitaa sovitut asiat, kuten ostolaskujen hyväksymisen ja kuittien tallentamisen. Me huolehdimme kirjanpidosta ja muista sovituista taloushallinnon tehtävistä.

Sinun ei tarvitse opetella kirjanpitäjäksi eikä selvittää kaikkea itse.

Meille sähköinen taloushallinto ja henkilökohtainen palvelu kuuluvat yhteen.

Kun rutiinit sujuvat tehokkaasti, voimme keskittyä enemmän siihen, missä asiantuntemuksestamme on yrittäjälle eniten hyötyä: neuvontaan, talouden suunnitteluun ja yrityksen toiminnan tukemiseen.

Ja kun jokin asia mietityttää, voit kysyä sitä tutulta kirjanpitäjältäsi.

Mitä yrittäjä tekee Fennoassa – ja mitä me hoidamme puolestasi?

Sähköinen taloushallinto toimii parhaiten, kun työnjako yrittäjän ja tilitoimiston välillä on selkeä.

ProfiMentorilla sovimme yhdessä, mitkä asiat hoidat itse ja mistä me huolehdimme. Tarkoituksena ei ole siirtää kirjanpitäjän töitä yrittäjälle, vaan tehdä yhteistyöstä mahdollisimman sujuvaa.

Mitä yrittäjä käytännössä tekee?

Fennoassa voit hoitaa yrityksesi päivittäisiä talousasioita helposti:

• Kuvaat kuitit puhelimella. Kuitti tallentuu suoraan järjestelmään, eikä paperisia kuitteja tarvitse kerätä talteen kirjanpitäjää varten.
• Tarkistat ja hyväksyt ostolaskut. Näet saapuneet laskut ja voit hyväksyä ne maksettaviksi.
• Laadit myyntilaskuja tarvittaessa. Laskut lähtevät asiakkaillesi suoraan järjestelmästä, ja niiden maksutilannetta on helppo seurata.
• Seuraat yrityksesi taloutta. Voit tarkastella esimerkiksi tuloslaskelmaa, tasetta ja avoimia laskuja.

Mitä ProfiMentor hoitaa?

Me huolehdimme sovitun palvelukokonaisuuden mukaisesti taloushallinnon ammattilaisen tehtävistä:

• Kirjanpidosta ja sen täsmäytyksistä
• Arvonlisäveroilmoituksista ja muista sovituista viranomaisilmoituksista
• Ostolaskujen käsittelystä ja maksuliikenteen sovituista tehtävistä
• Myyntireskontran seurannasta ja tarvittavista selvityksistä
• Palkanlaskennasta ja siihen liittyvistä ilmoituksista
• Tilinpäätöksestä ja veroilmoituksesta
• Taloushallinnon neuvonnasta ja yrittäjän kysymyksiin vastaamisesta

Palvelun tarkka sisältö sovitaan aina yrityksen tarpeiden mukaan.

Sinun ei tarvitse tietää, miten jokainen tapahtuma kirjataan tai mitä ilmoituksia viranomaisille pitää antaa. Se on meidän työtämme.

Ja jos et ole aikaisemmin käyttänyt sähköistä taloushallintoa, opastamme sinua Fennoan käytössä.

Tavoitteena on, että taloushallinto vie mahdollisimman vähän aikaasi ja voit luottaa siihen, että sovitut asiat tulevat hoidetuiksi.

Onko sähköiseen taloushallintoon siirtyminen vaikeaa?

Moni yrittäjä saattaa lykätä tilitoimiston vaihtamista tai sähköiseen taloushallintoon siirtymistä, koska ajattelee sen olevan työläs projekti.

Ymmärrämme hyvin, ettei yrittäjän ensimmäinen toive ole käyttää aikaa kirjanpitojärjestelmän vaihtamiseen.

Siksi meidän tehtävämme on tehdä siirtymisestä mahdollisimman helppoa.

Näin siirtyminen ProfiMentorille käytännössä etenee:

1. Tutustumme yritykseesi ja tarpeisiisi.

Käymme läpi nykyiset toimintatavat ja selvitämme, miten taloushallintoa voisi helpottaa.

2. Suunnittelemme siirtymisen.

Sovimme aikataulusta ja tarvittavista toimenpiteistä. Jos vaihdat tilitoimistoa, autamme tarvittavien aineistojen ja tietojen siirtämisessä.

3. Otamme Fennoan käyttöön.

Huolehdimme järjestelmän käyttöönotosta ja opastamme sinua niissä toiminnoissa, joita tarvitset omassa arjessasi.

4. Taloushallinnon arki alkaa sujua.

Kun yhteiset toimintatavat ovat kunnossa, laskut, kuitit ja muut taloushallinnon asiat kulkevat sovitulla tavalla.

Tilitoimiston vaihtamiseen ei välttämättä löydy koskaan täydellistä hetkeä. Sitä ei kuitenkaan kannata lykätä vain siksi, että muutos tuntuu etukäteen suurelta.

Sinun ei tarvitse selvittää kaikkea itse. Me autamme.

Digitaalinen tilitoimisto, jossa ihminen on edelleen tärkein

Sähköinen taloushallinto ei ole meille itseisarvo. Se on työkalu, jonka avulla voimme palvella yrittäjiä paremmin.

Kun taloushallinnon rutiinit toimivat sujuvasti, aikaa jää enemmän olennaiseen: yrityksen talouden ymmärtämiseen, suunnitteluun ja tulevaisuuden päätöksiin.

ProfiMentor on valmentava tilitoimisto. Haluamme olla yrittäjän tukena muulloinkin kuin silloin, kun veroilmoitus tai tilinpäätös pitää tehdä.

Siksi yhdistämme sähköisen taloushallinnon henkilökohtaiseen palveluun.

Modernit työkalut helpottavat arkea. Ihmiset tekevät yhteistyöstä toimivaa.

Haluaisitko helpottaa yrityksesi taloushallintoa?

Jos nykyinen taloushallintosi tuntuu työläältä tai olet miettinyt tilitoimiston vaihtamista, ota meihin yhteyttä.

Katsotaan yhdessä, miten voisimme tehdä yrityksesi taloushallinnosta sujuvampaa.

Voit myös tutustua tarkemmin käyttämäämme Fennoa-taloushallinto-ohjelmistoon ja ProfiMentorin kirjanpitopalveluihin.

Ta kontakt – tehdään taloushallinnostasi helpompaa.